Каждая часть нашего бизнеса требует документации, от бухгалтерского учета до управления автопарком, контрактов и строительных документов. Четкая документация разъясняет ожидания, устанавливает официальные соглашения, регистрирует строительные элементы, защищает все стороны, участвующие в процессе строительства, и, что наиболее важно, обеспечивает удовлетворение клиента конечным продуктом.
Документация настолько важна, что о ней даже говорят: если это не было задокументировано, это не было сделано. Другими словами, если вы не можете доказать, что что-то произошло «на бумаге», то нет и способа доказать, что это вообще произошло. Никто никогда не хочет оказаться в трудной ситуации, поэтому важно понимать множество аспектов документации и то, почему каждый ее элемент необходим.
Строительные планы, спецификации и исполнительная документация
Основным компонентом строительной документации являются строительные планы и спецификации, которые составляются проектными группами. В них указаны размеры, детали, используемые материалы, структурные компоненты и многое другое. Они служат для указания не только того, как должно быть построено здание, но и записи того, что было построено, в виде исполнительных документов после завершения строительства.
Строительная документация составляется архитекторами и инженерами со спецификациями, которые сопровождают чертежи и включают мельчайшие детали, такие как типы чеканки, затирки, цвета краски и многое другое. Целью этих документов является охватить каждый компонент здания и все связанные с ним ландшафтные работы, земляные работы, структурные и архитектурные элементы, а также строительные системы, такие как электрические, механические, водопроводные и противопожарные системы.
Когда документы распределяются среди подрядчиков, они помогают просмотреть их с другой стороны на предмет пригодности для построения и заполнить любые детали, которые могут отсутствовать. Подрядчики используют Запросы на информацию (RFI), чтобы задать вопросы, чтобы уточнить любые недостающие детали, которые они могут найти. Эти RFI служат виртуальным бумажным следом для документирования этих вопросов и подтверждения изменений, которые могут быть сделаны. Любые изменения, которые происходят во время строительства, подробно описаны в окончательном наборе записей, который хранится подрядчиком, проектными группами и владельцем для дальнейшего использования.
Документация по управлению проектом
Успешные команды по управлению проектами понимают все тонкости строительства и знают, что на карту поставлено многое для клиентов, поэтому очень важно отслеживать различные элементы, чтобы отслеживать прогресс и точно отображать детали работы. Некоторые из отслеживаемых предметов включают:
- Контракты субподрядчика и владельца
- Графики проекта
- Заявки, включая сроки выполнения, дату получения, дату проверки, дату отправки и возврата от проектных групп, а также возврат первоначальному заявителю.
- Разрешения и проверки
- Запросы на информацию
- Все коммуникации с владельцами, поставщиками, местной юрисдикцией и командой проекта
- Еженедельные встречи с владельцем/архитектором/подрядчиком
- Журналы аренды оборудования
- Погода или другие факторы задержки сроков
Эти элементы не все охватывают, но охватывают многие аспекты документации, которые должны сохраняться и поддерживаться проектными группами. Не менее важно, чтобы устные разговоры сопровождались письменной перепиской с заинтересованными сторонами для подтверждения того, что обсуждалось. Как отмечалось ранее, «если это не задокументировано, это не сделано», и все вовлеченные стороны хотят убедиться, что проекты выполняются в соответствии с ожиданиями и стандартами клиента. Помочь с проектной документацией может https://www.serconsrus.ru/services/razrabotka_proektnoy_dokumentacii/.
Расчет стоимости работ и бухгалтерская документация
Финансовая ответственность всегда является частью разговора, и поэтому отслеживание расходов на работу так важно для успеха проекта. В этой задаче участвуют группы управления проектом, а также группы бухгалтерского учета. Статьи расходов в строительстве распределяются по этапам, чтобы каждая из них могла учитываться для каждого элемента здания. С помощью этого метода подрядчик или владелец мог видеть, сколько стоят фундаменты, бетонные бордюры и тротуары, стены, конструкция крыши или любой другой компонент здания. Процесс учета всех этих затрат требует систематического подхода. Когда товары приобретаются, они записываются в договоре или заказе на покупку. Когда счета-фактуры отправляются, они сопоставляются с контрактом или заказом на поставку и назначаются соответствующему проекту и этапу.
Помимо материалов, вся трудовая деятельность должна отслеживаться и учитываться поэтапно. Отслеживание заработной платы является ключом к правильному распределению рабочего времени. Наряду со стандартными счетами-фактурами и платежами поставщикам и персоналу бухгалтерии, отслеживают освобождение от залога и отказ от залога, регистрируют их в соответствующих проектах и предоставляют эту документацию с запросами на платежи. Все разговоры также хранятся в виде записи любых обсуждений, касающихся оплаты.
К другим видам бухгалтерской документации относятся:
- Отслеживание налога с продаж
- Налоговые документы сотрудников
- Пенсионные планы и отсрочки до уплаты налогов или штрафы
- Аудиторские отчеты
Документы должны храниться в течение многих лет и подлежат проверке владельцами проекта, в зависимости от контрактов. Кроме того, большинство строительных компаний добровольно проходят ежегодные аудиторские проверки для проверки финансового состояния.
Информационные технологии в строительстве
Хороший отдел информационных технологий (ИТ) может улучшить или разрушить способность строительной компании должным образом выполнять свою работу, безопасно хранить информацию и быстро получать доступ к документам. От использования программного обеспечения до коммуникаций, защиты от компьютерных вирусов и хранения данных роль ИТ очень важна. ИТ-услуги могут включать в себя множество задач, в том числе:
- Отслеживание активов для целей инвентаризации, а также для отслеживания в случае повреждения или кражи.
- Хранение данных для резервного копирования документации.
- Системы многофакторной аутентификации для доступа к системам компании.
- Хранение всей электронной документации компании.
- Шифрование всех данных, передаваемых внутри и вне компании, в частности, для защиты банковской информации клиентов, торговых партнеров и сотрудников.
- Мир технологий постоянно меняется, появляются новые программы, угрозы фишинга или вредоносных программ, а также постоянно растущий темп бизнеса. ИТ-отделы в строительстве всегда начеку.
Документирование безопасности в строительстве
Большая часть строительных работ связана с обеспечением безопасности на рабочем месте, что требует обширного планирования, реализации и документации. Не имеет значения какое количество сотрудников работает в компании, важным является ведение записей об обучении технике безопасности, дисциплинарных дискуссиях и/или действиях, а также планах обеспечения безопасности на объекте. При использовании оборудования на месте другим компонентом безопасности являются отчеты о проверке оборудования перед использованием и записи о техническом обслуживании.
Предварительные проверки не только дают возможность отремонтировать системы, которые могут быть неисправны, до ввода этого элемента в эксплуатацию, но также предоставляют резервную документацию в случае механического отказа, инцидента или травмы. Документация по безопасности требуется для отслеживания показателей безопасности. В случае травмы или инцидента на рабочем месте эти документы могут помочь определить, не проявил ли подрядчик небрежности при выполнении своих обязанностей по обеспечению безопасности сотрудников.
Еще два общих элемента безопасности, которые частично являются документацией, включают логистику и вывески на площадке. Обширное планирование включает в себя логистику площадки, с маршрутами движения, временными инженерными сетями, ограждениями и барьерами, станциями безопасности и затенения, местами сбора на случай чрезвычайной ситуации, которые изложены в этих планах и распространены среди всех, у кого есть доступ к площадке. Эти логистические стратегии включают в себя планирование вывесок на месте с указателями направления, знаками «Вход запрещен», контактной информацией, СИЗ и уведомлениями о COVID, среди прочего.
Лицензирование, залог и страхование
Строительные компании имеют значительное количество лицензий на отслеживание и обслуживание, а также требования по страхованию. Эти элементы должны отслеживаться для генерального подрядчика, а также любых субподрядчиков и поставщиков более низкого уровня. Наличие надлежащего лицензирования и страховки для каждой компании, работающей в сфере строительства, защищает все стороны — торговцев, генерального подрядчика, владельца, общественность, а иногда даже местную юрисдикцию.
